Ketika mendengar istilah "website jurusan", sebagian besar orang membayangkan halaman yang berisi pengumuman akademik, foto kegiatan, atau profil singkat program studi. Namun setelah mempelajari mata kuliah Ilmu Dokumentasi, saya menyadari bahwa website jurusan sebenarnya mengemban peran yang jauh lebih penting daripada sekadar papan informasi digital. Ia berfungsi sebagai media dokumentasi institusional, tempat di mana identitas, aktivitas, dan perjalanan sebuah jurusan direkam dan ditampilkan kepada publik.
Pertanyaannya, apakah webiste jurusan benar-benar menjalankan fungsi tersebut secara optimal? Atau justru masih terdapat celah yang membuat dokumentasi digital ini belum sepenuhnya dimanfaatkan?
Website sebagai Identitas dan Rekam Jejak Instituisi
Secara ideal, sebuah website jurusan menjadi wajah resmi institusi di ranah digital. Ia memuat informasi penting seperti kurikulum, daftar dosen, kegiatan akademik, hingga dokumen-dokumen internal yang mendukung proses pembelajaran. Dalam konteks dokumentasi, semua elemen ini merupakan bagian dari rekam jejak institusional yang menunjukan bagaimana jurusan berkembang dari waktu ke waktu.
Tidak hanya untuk mahasiswa aktif, informasi tersebut juga penting bagi calon mahasiswa, mitra kerjasama, hingga pihak eksternal yang ingin memahami reputasi dan budaya akademik jurusan. Dengan kata lain, website tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi, tetapi juga sebagai penyimpanan memori institusi.
Namun, asumsi bahwa semua website otomatis menjalankan fungsi dokumentasi ini perlu diuji. Dokumentasi bukan hanya tentang mengunggah konten, tetapi tentang bagaimana konten itu dipilih, diperbarui, dan disusun secara konsisten.
Tantangan Keterbaruan dan Konsisten Informasi
Salah satu masalah umum pada website akademik adalah keterbaruan informasi yang tidak merata. Ada halaman yang sering diperbarui, tetapi ada juga yang dibiarkan tidak diperhatikan selama berbulan-bulan. Misalnya, profil dosen yang belum diperbarui, kegiatan lama yang masih terpajang di halaman depan, atau RPS yang tidak lengkap.
Dari sudut pandang pengguna, kondisi seperti ini dapat menimbulkan kebingungan. Ketika informasi tidak konsisten, sulit menentukan mana yang benar-benar terbaru dan mana yang sebenarnya sudah usang. Padahal dalam dokumentasi, akurasi adalah hal mendasar.
Di sini muncul pertanyaan skeptis yang cukup realistis:
“Kalau mahasiswa jarang membuka website jurusan, apakah masalah ini benar-benar penting?”
Sebenarnya, kenyataan bahwa mahasiswa lebih sering mencari informasi lewat media sosial atau grup chat bukanlah alasan untuk meremehkan peran website. Justru hal itu menjadi indikator bahwa website belum memenuhi ekspektasi pengguna. Jika informasi lebih mudah ditemukan di tempat lain, berarti ada yang kurang dalam penyajian konten pada website resmi.
Dengan kata lain, masalah bukan pada mahasiswa, tetapi pada bagaimana website dirancang dan dikelola.
Website sebagai Arsip Digital Kegiatan Akademik
Selain menyampaikan informasi aktual, website jurusan juga berfungsi sebagai media arsip kegiatan akademik. Dokumentasi seminar, publikasi dosen, kegiatan himpunan mahasiswa, dan berbagai program lain seharusnya tersimpan dengan baik agar dapat dirujuk kembali di masa depan.
Dalam konteks Ilmu Perpustakaan dan Informasi, “arsip” bukan hanya kumpulan file lama, tetapi catatan terstruktur yang dapat diakses dan memberi konteks terhadap perkembangan program studi. Website menjadi tempat untuk menunjukkan kualitas akademik, pencapaian mahasiswa, hingga inovasi yang telah dilakukan.
Masalahnya, fungsi arsip sering kali kabur jika informasi tidak ditata dengan rapi. Ketika struktur navigasi tidak jelas atau konten lama tidak diberi penanda waktu, pengguna kesulitan memahami alur perkembangan jurusan. Hal ini membuat dokumentasi digital kehilangan sebagian nilainya.
Perspektif Pengguna: Mahasiswa, Dosen dan Publik
Setiap kelompok pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda.
Mahasiswa membutuhkan pengumuman, jadwal, pedoman tugas akhir, atau informasi beasiswa.
Dosen memerlukan ruang untuk menampilkan profil akademik, publikasi, atau kegiatan penelitian.
Calon mahasiswa biasanya mencari informasi tentang kurikulum, prospek kerja, dan fasilitas jurusan.
Publik atau mitra eksternal ingin melihat rekam jejak institusi sebagai dasar kerja sama.
Website yang baik seharusnya mampu menjembatani kebutuhan berbagai kelompok pengguna ini. Jika struktur navigasinya terlalu rumit, pengguna dapat kehilangan arah dan meninggalkan halaman sebelum menemukan informasi yang mereka butuhkan.
Dalam dokumentasi digital, aksesibilitas dan kemudahan navigasi merupakan bagian dari kualitas informasi itu sendiri.
Mengapa Website Jurusan Sering Tidak Optimal
Ada beberapa faktor yang cukup realistis untuk menjelaskan kondisi ini:
1. Keterbatasan SDM
Pengelolaan website sering dibebankan pada tim kecil atau bahkan hanya satu orang, sehingga pembaruan konten tidak bisa dilakukan secara rutin.
2. Tidak ada standar dokumentasi digital yang konsisten
Dokumen diunggah apa adanya, tanpa pedoman organisasi informasi yang jelas.
3. Fokus lebih pada media sosial
Banyak institusi lebih aktif di Instagram atau platform lain yang lebih cepat menarik perhatian pengguna.
4. Kurangnya evaluasi berbasis kebutuhan pengguna
Website diperbarui berdasarkan ketersediaan konten, bukan berdasarkan apa yang paling dibutuhkan pengunjung.
Website jurusan memiliki peran besar sebagai media dokumentasi institusional. Ia menyimpan identitas, aktivitas, serta rekam jejak akademik yang menjadi bagian penting dalam perjalanan sebuah program studi. Namun untuk menjalankan fungsinya dengan efektif, dibutuhkan pengelolaan informasi yang konsisten, navigasi yang jelas, dan pembaruan yang berkelanjutan.
Pada akhirnya, nilai sebuah website tidak hanya ditentukan oleh tampilannya, tetapi oleh kualitas dokumentasi yang ia simpan dan kemampuannya menjawab kebutuhan pengguna. Ketika fungsi ini berjalan dengan baik, website tidak hanya menjadi halaman informasi, tetapi juga memori digital yang mendukung transparansi, akuntabilitas, dan perkembangan institusi.
Tags
Experience